Privatlivspolitik

1. Hvem er dataansvarlig?

EmbedBot er dataansvarlig for EmbedBots egen konto-, betalings-, support- og sikkerhedsbehandling. Kontakt: axel@embedbot.dk, telefon +45 91 55 12 50.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

2.1 Konto og opsætning

Afhængigt af hvad du udfylder, kan vi behandle:

• navn på virksomhed, hjemmeside og kontaktoplysninger
• e-mailadresse og oplysninger, der er nødvendige for login
• chatbot-opsætning, hilsen, tone, sprog og instruktioner
• logo, farver, skrifttype, åbningstider og virksomhedspolitikker
• FAQ, produktinformation og andet indhold, du selv tilføjer
• abonnement, valgt plan og tekniske konto-id'er.

2.2 Chatbeskeder

Når en besøgende bruger en EmbedBot-chatbot, kan vi behandle brugerens beskeder, chatbotens svar, tidspunkt, den relevante virksomheds konto, den side hvor chatten blev åbnet, og den tidligere samtalehistorik, der er nødvendig for at svare sammenhængende.

2.3 Website- og vidensindhold

Hvis en virksomhed beder EmbedBot om at lære fra en hjemmeside, kan vi hente og gemme tekst fra de relevante sider. Teksten opdeles i mindre dele og kan omdannes til søgevektorer (embeddings), så chatbotten kan finde relevant information. Indholdet behandles kun for at levere den opsatte chatbot og relaterede funktioner.

2.4 Supporthenvendelser

Hvis du kontakter support, kan vi behandle navn, e-mail, virksomhedsnavn, henvendelsestype, besked og tidspunkt for henvendelsen.

2.5 Betaling og abonnement

Ved oprettelse af en 14-dages prøve registreres betalingskort hos Stripe. Første betaling sker automatisk efter 14 dage, medmindre du opsiger inden, uanset om du modtager en mail. Betaling sker via Stripe's hostede betalingsside. Stripe håndterer betalings- og kortoplysninger på betalingssiden. EmbedBot modtager normalt kun de oplysninger, der er nødvendige for at administrere abonnementet, f.eks. betalingsstatus, valgt plan, Stripe-kunde- og abonnements-id, periode og e-mailadresse. EmbedBot er ikke designet til at modtage eller gemme dit fulde kortnummer.

2.6 Tekniske oplysninger og sikkerhed

Vi kan behandle tekniske oplysninger som:

• IP-adresse eller en hash af IP-adressen til rate limiting og misbrugsforebyggelse
• browser, operativsystem, enhedstype, referrer og tekniske headers
• side-URL, tidspunkt, fejl, statuskoder og andre driftslogs
• oplysninger om netværk og ydeevne i forbindelse med Speed Insights.

2.7 Analyse og ydeevne

Den nuværende version bruger Plausible Analytics, Vercel Web Analytics og Vercel Speed Insights til at forstå brug af sitet og følge teknisk ydeevne. Vercel beskriver Web Analytics og Speed Insights som anonymiserede målinger, der blandt andet kan omfatte side/route, referrer, browser, enhed, land, tidspunkt og web vitals. Vi bruger ikke Google Analytics, Hotjar eller annoncecookies i den nuværende version.

Analyse- og ydeevneværktøjerne indlæses først, når du aktivt accepterer analyse i cookiebanneret. Du kan til enhver tid ændre valget fra vores cookie- og teknologipolitik.

3. Hvorfor bruger vi oplysningerne?

Vi bruger oplysningerne til følgende formål:

• at oprette og administrere konti, abonnementer og chatbotter
• at levere chatbot-svar, søgning i virksomhedens indhold og support
• at håndtere betalinger, abonnementer, kvitteringer og bogføring
• at begrænse misbrug, spam, automatiserede angreb og overbelastning
• at fejlfinde, sikre og forbedre EmbedBot
• at måle brug, konvertering og ydeevne på en aggregeret måde
• at overholde lovkrav, håndtere tvister og gøre juridiske krav gældende.

Vi sælger ikke personoplysninger. Vi bruger ikke indhold fra dine chatbot-samtaler eller din konto til annoncering. Hvis vi senere indfører ikke-nødvendig markedsføring eller tracking, opdaterer vi politikken og indhenter samtykke, hvor det kræves.

4. Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Vi behandler normalt personoplysninger på disse grundlag efter GDPR:

• Opfyldelse af aftale (artikel 6, stk. 1, litra b): konto, support og abonnement, når du selv er part i aftalen. For kontaktpersoner hos erhvervskunder bruger vi legitim interesse i at administrere kundeforholdet.
• Retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c): bogføring, betaling og andre lovkrav.
• Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f): sikkerhed, rate limiting, fejlretning, misbrugsforebyggelse og begrænset produktforbedring, hvor vores interesse ikke overstiger dine rettigheder.
• Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a): kun hvor samtykke er nødvendigt, herunder analyse og ydeevnemåling efter accept i cookiebanneret.

5. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi bruger databehandlere og andre leverandører, når det er nødvendigt for at levere tjenesten. De får kun adgang til de oplysninger, der er relevante for deres opgave. Leverandørernes roller og aftalegrundlag fremgår af oversigten nedenfor.

• Supabase: Database og Auth — Konto, chat, supportsager, videnskilder og integrationer. Leverandørinformation.
• OpenAI: AI API — Chatgenerering, klassifikation og embeddings af videnskilder. Leverandørinformation.
• Vercel: Hosting, serverbehandling, Cron, Web Analytics og Speed Insights — Levering af hjemmeside og API, driftsjobs samt samtykkebaseret besøgs- og ydelsesmåling. Leverandørinformation.
• Resend: Transaktionsmail — Aktivering, supportnotifikationer og verifikationskoder. Leverandørinformation.
• Stripe: Betalte EmbedBot-abonnementer — Betaling, abonnement, fakturering og opsigelse. Leverandørinformation.
• Plausible: Webanalyse — Samtykkebaseret besøgsstatistik på EmbedBots eget website. Leverandørinformation.

Den fælles leverandøroversigt beskriver juridiske enheder, roller, behandlingssteder og offentliggjorte overførselsmekanismer. Databehandleraftalen beskriver behandlingen på webshopkundens vegne. Kundeaccept er lukket, indtil den aktuelle Vercel Hobby-hosting har dækkende kommercielle vilkår og databehandleraftale, og de konkrete overførselsbilag er dokumenteret.

Leverandørlisten kan ændre sig, hvis infrastrukturen eller funktionerne ændres. Den aktuelle version af denne politik viser de væsentlige leverandører, der anvendes på tidspunktet for opdateringen.

6. Særligt om OpenAI

For at generere et svar kan vi sende brugerens besked samt relevant virksomhedsinformation, FAQ, website-indhold og nødvendig samtalehistorik til OpenAI via API. Vi sender ikke IP-adresse, cookies eller Stripe-kortoplysninger som en del af chatbot-prompten. Hvis en virksomhed selv indtaster personfølsomme eller andre følsomme data i sit indhold, kan sådanne data dog blive sendt som relevant kontekst.

OpenAI bruges til AI-svar og embeddings via det almindelige API. Ved kontokontrollen 3. oktober 2026 var tilvalgt deling af API-input og output til modeltræning slået fra. OpenAI oplyser, at almindelige abuse-monitoring-logs som udgangspunkt kan opbevares i op til 30 dage, med de undtagelser leverandøren beskriver. EmbedBot har ikke dokumenteret Zero Data Retention eller en garanti om EU-behandling. Disse leverandørlogs er særskilt fra EmbedBots egne chatfrister. Se OpenAIs datakontroller og leverandøroversigten.

7. Særligt om Stripe

Når du starter et betalt abonnement, bliver du sendt til Stripe, som leverer betalingsvinduet. Stripe kan behandle betalingsoplysninger, faktureringsoplysninger, enhed-/transaktionsoplysninger og oplysninger til forebyggelse af svindel. EmbedBot modtager de nødvendige abonnementsoplysninger fra Stripe, så vi kan aktivere, administrere og eventuelt stoppe din plan.

Stripe kan også behandle visse oplysninger som selvstændig dataansvarlig for egne juridiske, sikkerheds- og svindelforebyggende formål. Stripes egne vilkår og privatlivspolitik gælder derfor også for betalingssiden.

8. Internationale overførsler

Supabases databaseprojekt og Auth ligger i Frankfurt, Tyskland. OpenAI, Resend, Vercel og Stripe kan behandle oplysninger i USA og andre lande uden for EU/EØS. Deres offentliggjorte aftaler beskriver overførselsmekanismer, herunder EU-standardkontraktbestemmelser (SCC). En mekanisme i en leverandørs standardaftale er ikke i sig selv en afsluttet vurdering af EmbedBots konkrete overførsler. Vercels aktuelle Hobby-plan har ikke dokumenteret dækning under leverandørens offentlige DPA. Plausible beskriver behandling af websitebesøgsdata udelukkende i EU. Se leverandøroversigtenfor rollefordeling, kilder og den konkrete aftalestatus. Du kan kontakte os for oplysninger om relevante garantier og aftalebilag.

9. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

• Konto og opsætning: så længe kontoen er aktiv og derefter så længe det er nødvendigt for afslutning, dokumentation og eventuelle lovkrav.
• Chatbeskeder: den tekniske standard er 90 dage. Virksomheden kan vælge en anden positiv periode efter sin instruks. Central oprydning sletter udløbne samtaler permanent; driftens jobkørsel skal kontrolleres. Gyldige manuelle anmodninger og kontosletning kan slette tidligere. Leverandørkopier og backups vurderes særskilt.
• Besøgendes supportsager: teknisk standard 90 dage med særskilt virksomhedsindstilling. Kopieret chatkontekst følger også den relevante samtaleretention. EmbedBots egne supporthenvendelser: periode skal fastlægges efter formål og nødvendighed; særskilt cleanup-indstilling er klar.
• Betaling og bogføring: så længe det kræves efter gældende bogførings- og skatteregler. Stripe kan desuden have egne opbevaringsperioder.
• Tekniske sikkerhedsdata: kun så længe det er nødvendigt for sikkerhed, rate limiting, fejlfinding og dokumentation. Hashes, der alene bruges til chat-rate limiting, ryddes automatisk, når de ikke har været aktive i mere end 48 timer.

Når oplysninger ikke længere er nødvendige, sletter eller anonymiserer vi dem, medmindre vi er forpligtet til at beholde dem.

10. Sletning og dataportabilitet

Du kan bede om eksport eller sletning af de personoplysninger, EmbedBot har om dig. Ved kontosletning forsøger vi at slette virksomhedens profil, samtaler, website-indhold, embeddings og loginrelaterede data. Vi kan dog være nødt til at beholde bestemte oplysninger på grund af bogføring, juridiske krav, sikkerhed, tvister eller sikkerhedskopier.

Brug siden Anmodning om dine data, eller send en anmodning til axel@embedbot.dk. Vi kan bede om oplysninger, der bekræfter din identitet, før vi udleverer eller sletter data.

11. Dine rettigheder efter GDPR

Afhængigt af situationen har du ret til at:

• Ret til indsigt (artikel 15): Du kan få bekræftet, om vi behandler oplysninger om dig, og få en kopi samt oplysninger om behandlingen.
• Ret til berigtigelse (artikel 16): Du kan få urigtige personoplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.
• Ret til sletning (artikel 17): Du kan få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt, f.eks. hvis de ikke længere er nødvendige. Lovpligtig opbevaring kan begrænse retten.
• Ret til begrænsning (artikel 18): Du kan i visse tilfælde få behandlingen begrænset, f.eks. mens oplysningernes rigtighed undersøges.
• Ret til dataportabilitet (artikel 20): Ved automatiseret behandling på grundlag af samtykke eller aftale kan du modtage de oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført direkte til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt.
• Ret til indsigelse (artikel 21): Du kan af grunde vedrørende din særlige situation gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
• Tilbagekaldelse af samtykke: Du kan til enhver tid trække samtykke tilbage. Det ændrer ikke lovligheden af behandlingen før tilbagekaldelsen. Analysevalget ændres på cookiesiden.

Kontakt os på axel@embedbot.dk, hvis du vil gøre en rettighed gældende. Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Sådan bruger du dine rettigheder

Send en dataanmodning eller skriv til axel@embedbot.dk. Vi svarer uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt inden en måned. Ved komplekse eller mange anmodninger kan fristen forlænges med op til to måneder; vi oplyser dig om forlængelsen og grunden inden den første måned. Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Vi kan bede om nødvendig dokumentation for din identitet.

Hvis oplysningerne vedrører en chatbot på en anden virksomheds webshop, er virksomheden normalt dataansvarlig. Du kan kontakte webshoppen direkte; EmbedBot bistår virksomheden efter dens instrukser.

Vi bruger ikke dine oplysninger til udelukkende automatiske afgørelser eller profilering, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. AI-genererede chatsvar er en del af tjenesten.

Oplysninger til konto og abonnement er nødvendige for at levere tjenesten. Uden dem kan vi ikke oprette eller administrere din konto. Valgfri analyse kan afvises uden at miste adgang til tjenesten.

12. Cookies og browserlagring

EmbedBot kan bruge nødvendig session- og browserlagring, herunder cookies og/eller local storage, til login, sikkerhed, onboarding og brugerindstillinger. Hvis du blokerer nødvendig lagring, kan login eller dele af tjenesten holde op med at virke.

Vi bruger også analyse- og ydeevneværktøjer som beskrevet ovenfor. Browserens udvikler- og privatlivsindstillinger kan begrænse visse målinger. Vi bruger ikke annoncecookies i den nuværende version.

Se den samlede oversigt i vores cookie- og teknologipolitik.

13. Sikkerhed

Vi bruger rimelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder HTTPS, adgangskontrol, begrænsning af leverandøradgang, beskyttelse af login-sessioner og hashing af IP-adresser til rate limiting, hvor det er relevant. Ingen internetbaseret tjeneste kan garanteres at være 100 % sikker.

Hvis vi opdager et sikkerhedsbrud, håndterer vi det efter gældende regler og kontakter berørte parter eller myndigheder, når det kræves.

14. Børn

EmbedBot er en erhvervstjeneste og er ikke målrettet børn. Vi forsøger ikke bevidst at indsamle personoplysninger fra børn uden relevant forældres eller værges involvering.

Kunder må ikke målrette chatbotten mod børn eller basere behandling af børns oplysninger på samtykke uden selv at etablere et gyldigt alders- og forældresamtykkeforløb. Oplysninger om børn slettes eller begrænses, når vi bliver bekendt med, at de er indsamlet uden gyldigt grundlag.

15. Ændringer til privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når tjenesten, leverandørerne eller lovgivningen ændrer sig. Den nyeste version er altid tilgængelig på denne side. Ved væsentlige ændringer vil vi, hvor det er relevant, informere via e-mail eller i tjenesten.

16. Kontakt om databeskyttelse og databeskyttelsesrådgiver (DPO)

EmbedBot er din kontakt om databeskyttelse. Spørgsmål om privatliv, sletning, berigtigelse eller andre rettigheder kan sendes til:

Du kan også besøge vores supportside, læse handelsbetingelserne eller sende en dataanmodning.