Databehandleraftale — EmbedBot 1.0

Version 2026-10-05.1 · 5. oktober 2026

1. Parterne og aftalens anvendelse

Denne databehandleraftale indgås mellem den virksomhed eller person, der er identificeret som kunde i den tilhørende tjenesteaftale og aftaleregistrering (herefter Kunden), og:

EmbedBot E-mail: axel@embedbot.dk · Telefon: +45 91 55 12 50 (herefter Databehandleren).

Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, som Databehandleren behandler på Kundens vegne ved levering af EmbedBot. Kundens juridiske navn, adresse, eventuelle CVR eller anden registrering samt autoriserede kontakt og sikkerhedskontakt skal være registreret ved aftaleindgåelsen. En kontaktpersons navn erstatter ikke identifikation af den juridiske aftalepart.

Aftalen og bilag A–D fastlægger behandlingen i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 28. Aftalen har forrang for tjenesteaftalen ved modstrid om behandling af personoplysninger på Kundens vegne.

2. Genstand og varighed

Databehandleren leverer website-chatbot, dashboard, indlæsning af videnskilder og de support- og webshopfunktioner, Kunden har valgt. Behandlingens indhold og formål fremgår af bilag A og Kundens dokumenterede instrukser.

Aftalen gælder fra Kundens accept og så længe Databehandleren eller dennes underdatabehandlere behandler personoplysninger på Kundens vegne. En gratis prøveperiode er omfattet på samme måde som betalt brug. Udløb eller opsigelse af tjenesten bringer ikke databeskyttelsesforpligtelserne til ophør, mens oplysninger fortsat behandles.

3. Kundens ansvar

Kunden bestemmer formålene med behandlingen og sikrer et gyldigt behandlingsgrundlag, nødvendige oplysninger til de registrerede og lovligheden af de instrukser og oplysninger, der gives til Databehandleren.

Kunden skal begrænse oplysningerne til det nødvendige, vælge passende opbevaringsperioder og sikre, at egne brugere kun har den adgang, de har behov for. Kunden skal oplyse Databehandleren om særlige risici, der har betydning for sikkerheden eller den aftalte behandling.

Kunden afgør anmodninger fra registrerede og behovet for anmeldelse, underretning, konsekvensanalyse og forudgående høring. Dette begrænser ikke Databehandlerens selvstændige forpligtelser efter aftalen og gældende ret.

4. Dokumenterede instrukser

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter Kundens dokumenterede instrukser, herunder ved overførsler til tredjelande, medmindre EU-ret eller medlemsstatens nationale ret kræver anden behandling. Ved et sådant lovkrav underretter Databehandleren Kunden før behandlingen, medmindre lovgivningen forbyder underretningen af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Instrukserne består af denne aftale, dens bilag og Kundens autoriserede valg af funktioner og indstillinger. Supplerende instrukser gives skriftligt til axel@embedbot.dk eller gennem en verificeret kontokanal. Databehandleren registrerer instrukserne og afklarer uklarheder eller modstridende krav med Kunden før udførelse.

Databehandleren underretter straks Kunden, hvis en instruks efter Databehandlerens vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne. Den berørte behandling sættes i bero under afklaringen, i det omfang dette kan ske uden at kompromittere datasikkerheden.

Databehandleren må ikke anvende Kundens personoplysninger til egne salgsformål eller til træning af egne generelle AI-modeller eller aktivere leverandørdeling til generel modeltræning af disse oplysninger.

5. Fortrolighed og adgang

Databehandleren sikrer, at kun autoriserede personer med et nødvendigt arbejdsbetinget behov har adgang til personoplysningerne. Personerne skal være underlagt en passende lovbestemt eller aftalt fortrolighedsforpligtelse og instrueret i sikker behandling.

Adgang skal tildeles efter princippet om mindst mulig adgang, gennemgås regelmæssigt og fjernes, når behovet ophører. Tilsvarende krav skal sikres gennem aftaler med underdatabehandlere.

6. Behandlingssikkerhed

Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32 under hensyn til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng, formål og risiko for de registrerede. Foranstaltningerne er beskrevet i bilag B.

Databehandleren skal kunne opretholde fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed og kunne genoprette adgang til oplysningerne rettidigt efter en fysisk eller teknisk hændelse. Sikkerhedsforanstaltningernes effektivitet skal regelmæssigt kontrolleres og vurderes.

Foranstaltningerne kan tilpasses den tekniske udvikling og risikoen. Ændringer må ikke reducere det beskyttelsesniveau, aftalen kræver.

7. Underdatabehandlere

Kunden giver ved aftaleindgåelsen generel skriftlig godkendelse til de underdatabehandlere, som er identificeret og omfattet af det aftalte bilag C. Godkendelsen omfatter kun de beskrevne behandlingsaktiviteter og behandlingssteder.

Databehandleren varsler tilføjelse eller udskiftning mindst 30 kalenderdage før ændringen til Kundens registrerede kontaktmail. Varslet skal give Kunden tilstrækkelig information til at vurdere ændringen og mulighed for en begrundet indsigelse inden ændringen.

Ved indsigelse søger parterne en lovlig løsning. Den berørte nye behandling påbegyndes ikke for Kunden, mens indsigelsen er uafklaret. Kan der ikke findes en lovlig løsning, kan den berørte del af tjenesten bringes til ophør med tilbagelevering og sletning efter punkt 13.

Databehandleren indgår skriftlige aftaler med underdatabehandlerne, som pålægger dem de samme relevante databeskyttelsesforpligtelser som denne aftale, og sikrer tilstrækkelige garantier for passende sikkerhed. Databehandleren forbliver fuldt ansvarlig over for Kunden for underdatabehandlernes opfyldelse af disse forpligtelser.

Databehandleren stiller efter anmodning relevante aftaleoplysninger til rådighed for Kunden. Irrelevante forretningsoplysninger kan beskyttes, uden at det forhindrer kontrollen af databeskyttelsesforpligtelserne.

8. Internationale overførsler

Overførsel til eller adgang fra et land uden for EU/EØS må kun ske efter Kundens dokumenterede instruks og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Før overførslen skal Databehandleren dokumentere modtager, land, formål og gældende overførselsgrundlag samt nødvendige vurderinger og supplerende foranstaltninger. Oplysningerne skal indgå i bilag C eller en skriftlig supplering, som Kunden godkender før den berørte behandling. En generel leverandørliste giver ikke i sig selv instruks til ubeskrevne overførsler.

Databehandleren må ikke love udelukkende EU/EØS-behandling alene på baggrund af en valgt databaseregion. Supportadgang, AI-behandling og videreoverførsler skal indgå i vurderingen. Hvis et grundlag bortfalder, skal den berørte overførsel standses, indtil et lovligt grundlag er etableret.

9. Registreredes rettigheder

Databehandleren bistår Kunden med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at besvare anmodninger om de registreredes rettigheder, under hensyn til behandlingens karakter.

Databehandleren videresender uden unødig forsinkelse anmodninger vedrørende Kundens behandling til Kundens autoriserede kontakt. Databehandleren afgør ikke anmodningen uden Kundens instruks, medmindre gældende ret kræver det.

Kunden kontrollerer anmoderens identitet og ret til oplysningerne før opslag, udlevering eller sletning. En e-mailadresse i en chat er ikke identitetsbevis. Databehandleren bistår med søgning, sikker eksport, rettelse, begrænsning og sletning. Manglende søgeresultater eller tekniske begrænsninger meddeles Kunden, så historiske kopier, aliaser og andre relevante oplysninger kan gennemgås.

10. Brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter Kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden vedrørende Kundens oplysninger.

Underretningen skal, i det omfang oplysningerne er tilgængelige, beskrive bruddets karakter, kategorier og omtrentligt antal registrerede og berørte dataposter, sandsynlige konsekvenser, relevante kontaktoplysninger samt trufne eller foreslåede afværgeforanstaltninger.

Manglende oplysninger gives løbende uden unødig yderligere forsinkelse. Underretning afventer ikke en afsluttet undersøgelse. Databehandleren bistår Kunden med undersøgelse, afværgning og nødvendig dokumentation til anmeldelse og underretning.

11. Assistance ved sikkerhed og vurderinger

Databehandleren bistår Kunden med forpligtelserne efter artikel 32–36 under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren.

Assistance omfatter relevante oplysninger om behandlingen, sikkerhedsforanstaltninger, modtagere, behandlingssteder og risici samt bistand ved konsekvensanalyse og eventuel forudgående høring. Praktiske rammer aftales uden at begrænse den lovpligtige assistance.

12. Opbevaring

Oplysninger opbevares efter perioderne i bilag D og Kundens dokumenterede instrukser. Afvigelser skal være begrundede og registreres. En ændring gælder fremadrettet efter den aftalte instruks og genskaber ikke allerede slettede oplysninger.

Kopierede samtaleudsnit må ikke bevare oplysninger ud over den relevante kortere slettefrist. Databehandleren sikrer, at sletning også omfatter tilknyttede kopier og relevante underdatabehandlere efter den aftalte sletteprocedure. Lovpligtige undtagelser skal afgrænses og dokumenteres.

13. Returnering og sletning ved ophør

Ved tjenestens ophør tilbageleverer eller sletter Databehandleren efter Kundens valg de personoplysninger, der behandles på Kundens vegne, og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller medlemsstatens nationale ret kræver fortsat opbevaring.

Kunden kan vælge eksport før sletning. Afslutningsperioden er højst 30 kalenderdage fra ophørsdatoen, og Kunden kan instruere tidligere sletning. Behandling i perioden begrænses til nødvendig sikker opbevaring, tilbagelevering og sletning; almindelig chatbotbehandling og integrationer skal ophøre. Kortere løbende slettefrister fortsætter uændret.

Databehandlerens egne backupkopier udfases senest efter den aftalte backupfrist på 30 dage fra backupkopiens oprettelse. De må ikke bruges til almindelig behandling efter sletteinstruksen. Ved gendannelse skal tidligere sletninger genudføres før normal drift genoptages.

Lovpligtig opbevaring begrænses til det nødvendige, og Kunden orienteres om omfang, grundlag og periode, medmindre lovgivningen forbyder orienteringen. Underleverandørers sletteforhold skal håndteres efter punkt 7 og bilag C; en leverandørs generelle kontoophørsfrist er ikke en forlængelse af Kundens aftalte slettefrist.

Databehandleren dokumenterer og bekræfter afslutningen over for Kunden med dato, omfang og eventuelle lovpligtige undtagelser. Kundens egne downloads, indbakker og oplysninger i Kundens webshop håndteres af Kunden.

14. Dokumentation og kontrol

Databehandleren stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for at dokumentere opfyldelsen af artikel 28 og giver mulighed for og bidrager til revisioner og inspektioner foretaget af Kunden eller en revisor, som Kunden har bemyndiget.

Dokumentationsgennemgang kan anvendes som første trin, når den er tilstrækkelig. Nødvendig revision og inspektion tilrettelægges med sikker adgang og beskyttelse af andre kunders oplysninger. Fortrolighed eller almindelige varslingsregler må ikke forhindre en effektiv kontrol, herunder ved sikkerhedsbrud, myndighedskrav eller konkret mistanke om manglende overholdelse.

15. Kontakt og samarbejde

Databehandlerens kontakt for instrukser, rettighedsanmodninger og sikkerhedshændelser er EmbedBot, axel@embedbot.dk, +45 91 55 12 50.

Kunden holder sine autoriserede kontaktoplysninger ajour. Databehandleren skal organisere modtagelse og håndtering af henvendelser, så aftalens forpligtelser også kan opfyldes ved fravær. Der aftales ikke en særskilt døgnbemandet supportordning eller fast reaktionstid; kravet om underretning uden unødig forsinkelse gælder fortsat.

16. Rolleafgrænsning

Aftalen omfatter behandling på Kundens vegne. Behandling til Databehandlerens egne formål, eksempelvis administration af EmbedBot-abonnementer, fakturering og egne websitebesøg, beskrives særskilt i EmbedBots privatlivspolitik og omfattes ikke automatisk af Kundens instruks.

Denne afgrænsning giver ikke Databehandleren ret til at genbruge Kundens chat-, lead- eller supportoplysninger til egne formål.

17. Aftaleindgåelse og ændringer

Aftalen indgås ved dokumenteret accept af den publicerede version af en person med ret til at handle på Kundens vegne eller ved parternes skriftlige underskrift. Kundens identitet, aftaleversion, bilag og accepttidspunkt skal fremgå af aftaleregistreringen.

Tidligere kunders brug udgør ikke accept af en ny version. Ændringer dokumenteres i en ny version, og tidligere aftaleversioner bevares. Aftalen må ikke fortolkes, så den begrænser rettigheder eller forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne.

Bilag A — behandling og instrukser

Kundens konkrete funktioner, formål med leadopfølgning og eventuelle afvigende instrukser skal dokumenteres ved aftaleindgåelsen. Nye formål kræver en supplerende dokumenteret instruks.

Bilag B — sikkerhedsforanstaltninger

Databehandleren skal opretholde følgende foranstaltninger i den behandling, aftalen omfatter:

• Serverkontrolleret login og ejerskab samt adskillelse af kundernes data i API'er og databaseadgang.
• Begrænset adgang til private integrations- og compliancefunktioner; autorisation og passende flerfaktorbeskyttelse for privilegeret adgang.
• Krypteret transport og beskyttelse af database og backup efter risikoen. Webshopcredentials og private ordrelokatorer beskyttes med autentificeret kryptering; nøgler holdes adskilt fra almindelige kundedata og udelades fra eksport.
• Tidsbegrænset og sessionsbundet verifikation ved private ordreopslag, begrænsning af gentagne forsøg og kontrol af anmodningers oprindelse ved private ændringer.
• Eksport af afgrænsede kundedata uden adgangskoder, API-nøgler, tokens eller integrationscredentials. Identitetskontrol og særskilt bekræftelse før besøgsdatasletning.
• Begrænsede audit- og driftsoplysninger til dokumentation af handlinger og jobstatus uden unødvendigt chatindhold eller hemmeligheder.
• Dokumenteret oprydning efter aftalte perioder, kontrol af udfald og håndtering af fejlede jobs.
• Krypteret backup, beskyttet nøgleforvaring, rotation efter bilag D og regelmæssig kontrol af gendannelse, herunder håndtering af tidligere sletninger.
• Vedligeholdelse, adgangsreview, fortrolighed, relevant oplæring og dokumenteret håndtering af sikkerhedshændelser og rettighedsanmodninger.

Foranstaltningerne beskriver Databehandlerens kontraktlige minimumsforpligtelser; de udgør ikke en certificering eller garanti for, at sikkerhedshændelser aldrig kan indtræffe.

Bilag C — underdatabehandlere og behandlingssteder

Følgende leverandører indgår i tjenestens leverandørgrundlag. Anvendelse på Kundens vegne forudsætter, at de relevante aftaler og den konkrete overførselsinstruks efter punkt 8 er etableret før behandlingen.

Før Kundens behandling påbegyndes, skal den kundespecifikke supplering identificere følgende for hver relevant overførsel: juridisk modtager, land, behandlingsaktivitet, datakategorier, adgangsform, overførselsgrundlag og nødvendige supplerende foranstaltninger. Manglende supplering giver ingen tilladelse til den ubeskrevne overførsel.

Leverandørers særskilte sikkerheds-, log- og backupkopier skal kortlægges og indgå i den konkrete sletteprocedure. Almindelig OpenAI abuse-monitoring kan indebære opbevaring i op til 30 dage med leverandørens beskrevne undtagelser. Resend beskriver 30 dages mail-/logopbevaring, syv dages backup og en særskilt frist efter lukning af hele leverandørkontoen. Lukning af hele leverandørkontoen er ikke det samme som ophør for én Kunde. Sådanne generelle leverandørvilkår udgør hverken en slettebekræftelse for Kundens oplysninger eller en selvstændig tilladelse til længere opbevaring efter denne aftale.

Kundens egen webshop, supportindbakke og eksporter er kundevalgte datakilder og modtagere. Stripe-betaling for EmbedBots abonnementer og analyse af EmbedBots eget website omfattes ikke automatisk af dette underdatabehandlerbilag.

Bilag D — opbevaring, eksport og ophør

Perioderne er kontraktlige instrukser og ikke generelle lovbestemte standardfrister. Kunde- eller formålsspecifikke afvigelser registreres med begrundelse og autoriseret instruks. Opbevaring af interne sikkerheds-/auditoplysninger skal afgrænses efter deres eget nødvendige formål; sådanne logs må ikke bruges til at bevare slettet chatindhold eller credentials.